Zorgadministratie en -declaratie

Vraag: Ben ik verplicht om als zorgverlener een ECD te hebben?
Antwoord: Nee, wel is een ECD nodig met een koppeling met Vecozo, om geleverde zorg te kunnen declareren. U hoeft geen ECD aan te schaffen, Zorgmotor biedt een oplossing waarbij wij voor u declareren via ons eigen ECD.

Vraag: Hoe zit het met administratieve taken, moet ik dat dan wel zelf uitvoeren? Antwoord: Nee in principe niet, dit kunnen wij voor u doen. Denk aan contact met Vecozo, Wlz notitieverkeer, communicatie met andere zorgaanbieders, het verwerken, starten en stoppen van toewijzingen en/of indicaties, etc.

Vraag: Kan ik dan wel in het ECD bij mijn cliënten om bijvoorbeeld het zorgplan op te slaan en te rapporteren?
Antwoord: Ja, dat is mogelijk. U krijgt toegang tot uw eigen cliënten en u kunt per cliënt een zorgplan (met doelen) eventueel op basis van een template aanmaken. U kunt dan op doelen rapporteren, of losse rapportages (en evaluaties) maken.

Vraag: Kan ik ook factureren aan cliënten, bijvoorbeeld in het geval van PGB?
Antwoord: Ja, dat is mogelijk. Wij werken met Nedap ONS als ECD en ONS kan alle financieringen aan. ZIN, PGB, particuliere bekostiging is mogelijk, wij maken verschillende declaraties of richten facturatie in per cliënt. Dit kunnen dus ook extra diensten die u levert, denk aan: was kosten, internet, maaltijden, etc.

Vraag: Kan ik ook medicatie uitgifte registreren via ONS?
Antwoord: Ja, dat is mogelijk. ONS heeft als basis ook medicatie (controle en uitgifte) functionaliteit. Daarnaast is er een aparte pagina voor klinimetrie bij een cliënt, waarop u verschillende metingen kunt inrichten en bijhouden.

Vraag: Kan ik ook een koppeling maken met mijn financiële pakket? Antwoord: Ja, ONS kan een export bestand genereren met journaalposten zodat u deze kunt importeren in uw financiële systeem. Deze koppeling is ook via een webservice te automatiseren. Dit is een automatische koppeling waarbij u geen gegevens zelf hoeft te exporteren uit ONS en te importeren in uw financiële systeem. ONS stuurt automatisch alle goedgekeurde omzet via journaalposten naar uw financieel systeem.

Vraag: Ik kan nergens op de site prijzen vinden? Antwoord: Dat klopt. U kunt een contactformulier invullen als u wilt weten wat de prijzen zijn. Dit is namelijk afhankelijk van voor welke dienstverlening u kiest. Wij bieden 4 verschillende mogelijkheden aan:

1. Volledige implementatie (inrichting en training) van Nedap ONS waarbij u zelf alle taken gaat uitvoeren op inhoud. Dit betekent dat u een omgeving zelf aanvraagt bij Nedap. U krijgt een factuur per maand van Nedap. Daarnaast moet u kiezen voor Zorgmotor als implementatiepartner. Op basis van de grootte van de implementatie ontvangt u een offerte.
2. Implementatie van declaraties en eventueel facturen via Zorgmotor. Wij declareren en factureren alle geleverde zorg, daar heeft u geen omkijken naar.
3. Implementatie van declaraties en eventueel facturen via Zorgmotor en daarbij de administratie. Zorgmotor neemt dan de rol van zorgadministratie op zich inclusief de declaraties en facturen.
4. Functioneel beheer Nedap ONS. Nadat de implementatie is afgerond, is vaak ook nog ondersteuning nodig van functioneel applicatiebeheer. Als u kiest voor optie 1, dienen deze processen te zijn ingericht en hiervoor is capaciteit en kennis nodig. Zorgmotor kan de rol van functioneel beheer op zich nemen.

Afhankelijk van uw keuze, de grootte van de organisatie/het aantal locaties, het aantal cliënten en soorten financiering maken wij graag voor u een offerte. Vandaar dat er geen vaste prijzen op de site staan, dit is altijd maatwerk.

Vraag: Kunnen wij ook tijdelijk gebruik maken van consultants via Zorgmotor totdat wij zelf voldoende capaciteit en kennis beschikbaar hebben? Antwoord: Ja, dit is mogelijk. Op basis van de behoefte doen wij u dan een aanbieding voor een periode en een tarief per functie. Wij leveren verschillende functies zoals: zorgadministrateur, functioneel beheerder en/of financieel medewerkers.

Vraag: Ik vraag me af of ik ONS wel goed heb ingericht, ik heb veel uitval en afkeur en dat kost mij veel tijd en levert meer kosten op? Antwoord: Zorgmotor kan (ongeacht welk ECD u gebruikt) een quick scan uitvoeren. Op basis van de kwaliteit van de declaraties en facturen maken wij een overzicht met een verbeterplan. In het verbeterplan kijken wij naar drie domeinen:

1. Mensen (is beschikbare kennis en capaciteit voldoende op orde)?
2. Software (is het ECD juist ingericht procesmatig en functioneel)?
3. Processen (snapt en volgen de medewerkers de juiste processen primair- en ondersteunend?)

Vraag: Kan ik ook verlofuren registratie doen via ONS? Antwoord: Ja, dat is mogelijk. Naast registratie van directe (declarabele) uren en indirecte (niet declarabele) uren, kunt u ook verlofuren laten registreren en goedkeuren via ONS en ook verlof aanvragen afhandelen via ONS. Vaak wordt een koppeling gemaakt met een HRM systeem, waarbij de gegevens per (nieuwe) medewerker vanuit het HRM systeem naar ONS wordt geëxporteerd. De contracturen, en alle medewerker gegevens (inclusief de deskundigheid). Dit scheelt dubbele invoer, de medewerker gegevens (inclusief het verloftegoed of mutaties hierop) komen geautomatiseerd in ONS terecht. In ONS kan de functioneel beheerder meteen de juiste autorisaties, cliënten en locaties koppelen aan een medewerker.

Vraag: Kan ONS alle zorgstromen aan?
Antwoord: Ja, dat is mogelijk. JW, WMO, ZPM, WLz, ZvW, FZ processen zijn standaard ingericht in ONS.

Vraag: Kunnen medewerkers ook via een App werken?
Antwoord: Ja, dat is mogelijk. Nedap ONS biedt verschillende apps met verschillende functionaliteit afhankelijk van de behoefte van de organisatie.

Vraag: Hoelang duurt een implementatie?
Antwoord: Implementatie van ONS als ECD is relatief eenvoudig en kan snel gebeuren. Het is echter anders als er ook vanuit een huidig ECD, gegevens gemigreerd moeten worden en de grootte van de organisatie. Maar uit de praktijk blijkt, dat implementatie van ONS, inclusief migratie van gegevens, weinig tijd inneemt omdat wij voor migraties werken met templates, waarbij we de gegevens uit het “oude” systeem halen en deze kunnen importeren in ONS. Hierdoor is de organisatie binnen een aantal weken in staat om de implementatie af te ronden, bij migratie van gegevens duurt dit iets langer.