Microsoft Teams

Wat zijn de mogelijkheden vanMicrosoft Teams?

Teams is een geweldig online platform binnen Office 365 om efficiënt en effectief en productief samen te werken. Functies als videobellen, chatten, agenda beheren, en bestanden naar elkaar te versturen maken Microsoft Teams een echte teamplayer en dus onmisbaar in je onderneming.

Dankzij Microsoft Teams is samenwerken met je collega’s eenvoudiger dan ooit. Teams is een samenwerkingsplatform waarop je gesprekken kunt voeren over specifieke onderwerpen en documenten gemakkelijk kunt opslaan en terugvinden. Vandaar dat steeds meer organisaties kiezen voor deze handige applicatie. Of je nou op afstand wilt vergaderen, of documenten van een bepaald project wilt delen; Teams heeft een ruim aanbod aan mogelijkheden waardoor jij en jouw collega’s elkaar altijd kunnen vinden. Ben je benieuwd hoe je Teams nog slimmer kunt gebruiken? Wij hebben een uitgelezen verzameling met tips en tricks samengesteld waarmee je nóg effectiever kunt samenwerken met je collega’s.

Snel vinden wat je zoekt via onderstaandeInhoudsopgave

Waarom kiezen voorMicrosoft Teams?

Teams is geïntegreerd in Office 365, dat betekend dat je met vertrouwde Office-programma’s kunt werken zoals Word, Excel en PowerPoint. De bestanden die je met de Office-programma’s maakt kun je eenvoudig en snel delen met je team, zonder een omweg te hoeven maken via bijvoorbeeld e-mail.

Ander voordeel is dat de chatdienst van Teams doorzoekbaar is. Discussies en gedeelde bestanden kun je dus makkelijk terug vinden. Zit je in een team waarbij jullie vaak buiten kantoor aan het werk zijn? (Denk aan bijvoorbeeld thuiszorg). Dan is Teams een ideale manier om de communicatie op een overzichtelijke manier gaande te houden. Teams functioneert op zowel desktopcomputers als mobiele apparaten zoals laptops, tablets en smartphones. Je kunt dus altijd en overal samenwerken.

Een compleet overzichtvan de functies van Microsoft Teams

Wat zijn de mogelijkheden en deFuncties van Microsoft Teams?

Of het nu via chat, oproep of video is, iedereen kan op elk moment meedoen, waardoor mensen dichter bij elkaar komen. Je documenten, foto’s, chatgeschiedenis, en notities bij vergaderingen zijn overal beschikbaar, zodat jullie eenvoudiger kunnen samenwerken. Stel een ruimte in voor je team met alle apps die jullie nodig hebben, zodat je op één plek kunt blijven in plaats van de hele tijd te moeten schakelen.

Zo ga je gemakkelijk aan de slag met Teams

Zet je werkomgeving op. Zoek een ruimte in je huis waar je je kunt concentreren. Als je ergens bent waar je achtergrond afleidt, gebruik dan ‘Achtergrond vager maken’ in Microsoft Teams om teamleden gefocust te houden. Communiceer gemakkelijk met je collega’s:Wanneer je online vanuit huis werkt, heb je misschien een ander ritme dan wanneer je op kantoor werkt. Misschien wissel je je werk bijvoorbeeld af met het zorgen voor je kinderen. Communiceer je schema aan je collega’s, zodat ze weten wanneer ze je kunnen bereiken. Handhaaf gezonde grenzen: Zonder de normale werkdagsignalen, zoals naar huis reizen, kan het moeilijker zijn om te stoppen met werken. Zorg dat je pauzes neemt, voldoende drinkt en jezelf de gelegenheid geeft om aan het eind van de dag ‘uit te klokken’.

Vergaderingen houden

Ontdek online vergaderen: Zorg dat alle vergaderingen een optie voor virtueel ‘deelnemen’ hebben, zodat teamleden kunnen deelnemen vanaf elke locatie. Schakel video in, zodat je team face-to-face kan communiceren en zich meer verbonden voelt. Wees bedachtzaam en inclusief:Een drukke telefonische vergadering kan het moeilijk maken voor mensen om hun meningen te delen. Pauzeer regelmatig om tijd voor vragen in te lassen, en herinner deelnemers eraan dat ze het chatvenster kunnen gebruiken om hun meningen te delen. Leg je vergaderingen vast. Klik op ‘Opnemen’ wanneer je een vergadering begint. Teamleden die niet kunnen deelnemen, kunnen de vergadering dan later terugkijken of de automatisch gegenereerde transcriptie doorzoeken op belangrijke informatie. Op die manier kunnen mensen gemakkelijk alles controleren wat ze hebben gemist of opnieuw willen bekijken.

Verbonden blijven

Compenseer voor ontbrekende gezellige kletspraatjes. Het korte kletspraatje bij de waterkoeler is wat veel mensen het meest missen wanneer ze op afstand werken. Probeer dus expres goed verbonden te blijven met je collega’s. Beschouw chatberichten als je virtuele waterkoeler en herinner jezelf eraan mensen regelmatig te vragen hoe het met ze gaat. Breng het team bij elkaar. Op afstand werken kan nogal eenzaam voelen. Het is belangrijk voor het hele team gelegenheden te creëren om virtueel bij elkaar te komen, of dat nu grote brainstormsessies met de Microsoft Whiteboard-app zijn of dagelijkse incheckvergaderingen waarbij virtueel koffie wordt geleut.

9 tips & trick om beter metMicrosoft Teams te werken

Tip 1Hoe gebruik je Microsoft Teams met video?

Schakel video in zodat je visueel als een team met elkaar kan communiceren. Beeld geeft namelijk
meer verbondenheid.

Schakel het camerapictogram in
om je video aan te zetten.

Tip 2Hoe gebruik je achtergrondeffecten in Teams?

Als je ergens bent met achtergrond afleiding, gebruik achtergrondeffecten in Teams om teamgenoten gefocust te houden.

Selecteer meer acties (…) en klik op
Achtergrondeffecten weergeven en
selecteer de gewenste achtergrond.

Tip 3Hoe neem je een vergadering op in Microsoft Teams?

Teamleden die niet kunnen deelnemen aan de meeting, kunnen op deze manier de besproken materie later terugkijken of teruglezen via de automatisch gegenereerde transcriptie van de vergadering.

Selecteer meer acties (…)
en klik op Opname starten.

Tip 4Hoe zet je automatisch de opname naar tekst om in Microsoft Teams?

Teams kan detecteren wat er in een vergadering wordt gezegd en zet dit real-time om in een geschreven tekst (transcriberen). Handmatig nodules maken is dus niet meer nodig.

Selecteer Meer acties (…) en
klik op Live bijschriften inschakelen.

Tip 5Hoe deel je presentaties in Teams?

Als ja tijdens een online vergadering iets moet presenteren, dan kan dit rechtstreeks vanaf het Vergadermenu van Microsoft Teams. Powerpoint, PDF’s of een Keynote presentatie kan zo gemakkelijk gebruikt worden zonder dat je Microsoft Teams hoeft te verlaten.

Klik op de deelknop (vierkant met pijltje) in de actiebalk en selecteer een PowerPoint-bestand om te presenteren.

Tip 6Hoe werk je samen op een whiteboard in Teams?

Elke Teams-meeting heeft een speciaal whiteboard waar alle deelnemers ruimte hebben samen te schetsen en processen te ordenen. Mindmapping of een scrumsessie wordt op deze manier weer overzichtelijk en het is voor iedereen gemakkelijk om hier aan deel te nemen.

Klik op de deelknop (vierkant met pijltje) in de actiebalk en selecteer Whiteboard.

Tip 7Hoe schakel je tussen mensen en inhoud in Teams?

Wanneer iemand een presentatie deelt, kan je gemakkelijk schakelen tussen het bekijken van de inhoud van de presentatie en de mensen in het gesprek.

Klik rechtsonder op de video van de persoon waarin je geïnteresseerd bent en de persoon komt weer groot in beeld.

Tip 8Waar kan je de opnames van Microsoft Teams terugvinden?

Elke vergadering (videogesprek) kan worden opgenomen in Teams. Dit heeft verschillende nuttige toepassingen. Als je bijvoorbeeld een vergadering later nog terug wilt kijken of bijvoorbeeld naar een collega wilt sturen die niet aanwezig kon zijn.

Opgenomen vergaderingen worden niet meer in Stream opgeslagen maar in SharePoint bij een Teams kanaal, of in OneDrive bij een Teams vergadering die niet is gekoppeld aan een kanaal.

Tip 9Hoe krijg ik meerdere personen in beeld in Teams?

Het is tegenwoordig mogelijk om meerdere personen tegelijk te zien in je scherm tijdens een Teams Meeting. Het beeld verspringt automatisch naar diegene die aan het woord is.

Hiervoor ga je naar je foto rechtsboven of je initialen als je geen foto hebt geüpload. Daar kies je voor instellingen.
Vervolgens ga je naar de algemene instellingen en vink je de nieuwe meetings en calling ervaring aan.