Microsoft Excel

Wat zijn de mogelijkheden vanMicrosoft Excel?

Microsoft Excel is een online spreadsheetprogramma dat uitsluitend gebruikt kan worden voor het maken van berekeningen en gegevens-analyseren. Je kunt het bijvoorbeeld zelf gebruiken om je administratie op orde te houden of overzichtelijk data in kaart brengende met behulp van tabellen, grafieken en formules die je gemakkelijk kan invoeren.

Microsoft Excel is vergelijkbaar met een ruitjespapier maar dan digitaal. Je kunt gegevens invoeren in de blokken op deze pagina en deze blokken worden cellen genoemd in Excel. Je kunt bijvoorbeeld getallen binnen deze cellen optellen of vermenigvuldigen. Dit kan je automatiseren door de informatie door formules te gebruiken die in sommige gevallen al vooraf zijn toegevoegd om het proces eenvoudig te houden.

Snel vinden wat je zoekt via onderstaandeInhoudsopgave

Hoe werktMicrosoft Excel?

Je hebt ook de mogelijkheid om grafieken en diagrammen gebruiken om zo datasets visueel interessanter te maken maar de inhoud zinvol te houden. Diagrammen maken het mogelijk om grote hoeveelheden gegevens tegelijk te visualiseren zonder het scherm overvol wordt of onnodig eindeloos van links naar rechts te moeten scrollen over lange pagina’s.

Microsoft Excel geeft je een beter beeld van je gegevens. Met de diagrammen en grafieken kun je je gegevens aantrekkelijk en overzichtelijk maken. Hierdoor kun je snel conclusies trekken en voorspellingen maken. Je kunt zowel bedrijfsgegevens als privé gegevens analyseren in Excel. Zo kun je bijvoorbeeld trends voorspellen voor je organisatie of je persoonlijke financiële transacties importeren in Excel. Maak gebruik van sjablonen om tijd te besparen bij het opstellen van verschillende overzichten zoals planningen en budgetten. Daarnaast kun je ook in real-time samenwerken met anderen in Excel als je gebruik maakt van Microsoft 365 pakket.

Welke functies heeftMicrosoft Excel?

Aan de slag metMicrosoft Excel

Tabellen en grafieken maken. Het is niet weg meer te denken uit het leven van een boekhouder en analist, maar ook veel andere doeleinden is het handig om een tabel of grafiek te kunnen maken om zo data simpel uit te leggen.

Wil je bijvoorbeeld een overzicht maken van de kosten van een aankomend bedrijfsuitje, een trainingsschema van je client bijhouden, de scores bijhouden van de voetbalwedstrijden van je zoon, om maar een paar handige voorbeelden te noemen. Dit is allemaal op gemakkelijke wijze te realiseren met Microsoft Excel.

Microsoft Excel leer je het beste door er gewoonweg mee aan de slag te gaan! Het is wel belangrijk om te begrijpen hoe een spreadsheet (rekenblad) van Excel is opgebouwd en dat je de basis begrippen leert kennen zoals werkbladen, cellen, rijen en kolommen. Deze uitles is gemakkelijk terug te vinden onder het kopje “uitleg” dan helemaal rechts te vinden is in het menu van Microsoft Excel.

Simpele uitleg van de basisbegrippen van Microsoft Excel

Een werkblad bevat een raster van cellen. De ‘naam’ van een cel wordt bepaald door de letter van de kolom (A, B, … Z, AA, AB, etc.) en het cijfer van de rij (1, 2, 3, etc.). De eerste cel linksboven in het werkblad is dus cel A1. Een cel kan een waarde (tekst, getal, percentage, valuta, datum, tijd, e.d.) of een formule (met een waarde als resultaat) bevatten. Een nieuw rekenblad bevat echter nog geen waarden of formules, alle cellen zijn in beginsel leeg.

Direct onder de werkbalken bevinden zich de formulebalk, waarin je een waarde kunt invoegen en bewerken. Voordat je een bewerking op een cel uitvoert moet deze eerst worden geselecteerd. Door te de cel te selecteren door er met je muis op te klikken of er met behulp van de pijltjestoetsen naartoe te navigeren kun je een bewerking uitvoeren. Is een bewerking op meerdere cellen van toepassing, dan werkt het efficiënter om eerst de betreffende cellen te selecteren. De bewerking hoeft zodoende slechts één keer op de gehele selectie te worden uitgevoerd.

Excel wordt meestal toegepast voor het uitvoeren van berekeningen. Hoewel de meeste berekeningen ook wel met een rekenmachine te doen zijn, is het meestal eenvoudiger en betrouwbaarder om de berekeningen met behulp van een (zelf samengestelde) formule uit te voeren. Het gebruik van een formule heeft nog een extra voordeel, want door simpelweg een cel inclusief de formule te kopiëren kan de betreffende formule gemakkelijk op een ander cellenbereik worden toegepast.

Bekijk onderstaande tips en tricks om beter maar vooral ook gemakkelijker met Excel te leren werken.

Tips & tricks om beter metMicrosoft Excel te werken

Tip 1Kopieer formule resultaten in Microsoft Excel

Een van de meest irritante dingen bij het kopiëren en plakken in Excel is wanneer je probeert de resultaten van Excel-formules te kopiëren en te plakken. Dit komt omdat, wanneer je formule-resultaten plakt, de formule automatisch wordt bijgewerkt ten opzichte van de cel waarin je deze plakt.

Je kunt voorkomen dat dit gebeurt en alleen de werkelijke waarden kopiëren met behulp van een eenvoudige truc.

Selecteer de cellen met de waarden die je wilt kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op een van de cellen en selecteer Kopiëren in het pop-upmenu.
Klik met de rechtermuisknop op de eerste cel in het bereik waar je de waarden wilt plakken. Selecteer het pictogram Waarden in het pop-upmenu. Hiermee worden alleen de waarden (niet de formules) in de doelcellen geplakt. Op deze manier verwijder je alle relatieve formulecomplexiteit die optreedt wanneer je formulecellen normaal in Excel kopieert en plakt.

Tip 2Kopieer formules Microsoft Excel zonder verwijzingen te wijzigen

Als je formulecellen wilt kopiëren en plakken maar de formules wilt behouden, kun je dit ook doen. Het enige probleem met formules die strikt worden geplakt, is dat Excel alle cellen waarnaar wordt verwezen, automatisch bijwerkt ten opzichte van waar je ze plakt. Je kunt de formulecellen plakken, maar de oorspronkelijke cellen waarnaar wordt verwezen in die formules behouden door de onderstaande truc te volgen.

Markeer alle cellen die de formules bevatten die je wilt kopiëren. Selecteer het menu Home, klik op het pictogram Zoeken en selecteren in de groep Bewerken en selecteer Vervangen. Typ in het venster Zoeken en vervangen = in het veld Zoeken naar en # in het veld Vervangen door . Selecteer Alles vervangen . Selecteer Sluiten .

Dit converteert alle formules naar tekst met het # -teken aan de voorkant. Kopieer al deze cellen en plak ze in de cellen waar je ze wilt plakken. Terwijl alle cellen nog steeds gemarkeerd zijn, herhaal je de bovenstaande procedure voor zoeken en vervangen. Typ deze keer # in het veld Zoeken naar en = in het veld Vervangen door . Selecteer Alles vervangen . Selecteer Sluiten.

Nadat het kopiëren en vervangen is voltooid, bevatten beide bereiken exact dezelfde formules, zonder dat de referenties zijn verschoven.

Tip 3Vermijd het kopiëren van verborgen cellen in Microsoft Excel

Een andere veel voorkomende ergernis bij kopiëren en plakken in Excel is wanneer verborgen cellen in de weg staan wanneer je kopieert en plakt. Als je die cellen selecteert en plakt, zie je de verborgen cel verschijnen in het bereik waar je ze plakt.

Als je alleen de zichtbare cellen wilt kopiëren en plakken, selecteer je de cellen. Selecteer vervolgens in het Home- menu Find & Select en selecteer vervolgens Go To Special in het vervolgkeuzemenu.

Schakel in het venster Ga naar speciaal alleen zichtbare cellen in. Selecteer OK. Druk nu op Control + C om de cellen te kopiëren. Klik op de eerste cel waar je wilt plakken en druk op Control + V.

Hiermee worden alleen de zichtbare cellen geplakt. Als je de cellen in een kolom plakt waarin een hele tweede rij is verborgen, wordt de tweede zichtbare cel die je hebt geplakt, verborgen.

Tip 4Vul meerdere cellen met dezelfde formule in Microsoft Excel

Als je een formule in een bovenste cel naast een reeds ingevuld cellenbereik hebt ingevoerd, is er een eenvoudige manier om dezelfde formule in de rest van de cellen te plakken.

De typische manier waarop mensen dit doen, is door op de greep linksonder in de eerste cel te klikken en deze naar de onderkant van het bereik te slepen. Hiermee worden alle cellen ingevuld en worden celverwijzingen in de formules dienovereenkomstig bijgewerkt.

Maar als je duizenden rijen hebt, kan het heel moeilijk zijn om helemaal naar beneden te slepen.

Selecteer in plaats daarvan de eerste cel, houd vervolgens de Shift- toets ingedrukt en beweeg de muis over de handgreep rechtsonder op de eerste cel totdat je twee parallelle lijnen ziet verschijnen. Deze techniek om cellen te vullen is snel en eenvoudig en bespaart veel tijd als je te maken hebt met zeer grote spreadsheets.

Tip 5Kopiëren met slepen en neerzetten in Microsoft Excel

Een andere nette tijdbesparing is het kopiëren van een groep cellen door ze over het blad te slepen en neer te zetten. Veel gebruikers realiseren zich niet dat je cellen of bereiken kunt verplaatsen door te klikken en slepen.

Probeer dit eens door een groep cellen te markeren. Beweeg vervolgens de muisaanwijzer over de rand van de geselecteerde cellen totdat deze verandert in een draadkruis. Klik met de linkermuisknop en houd de muisknop ingedrukt om de cellen naar hun nieuwe locatie te slepen.

Deze techniek voert dezelfde actie uit als het gebruik van Control-C en Control-V om cellen te knippen en plakken. Het bespaart je een paar toetsaanslagen.

Tip 6Kopieer bovenliggende cel in Microsoft Excel

Soms wil je gewoon de cel boven het veld kopieren waar je in Excel zit. Als je dit één keer moet doen is het prima te doen om dit over te typen. Als je dit bij veel velden moeten doen is onderstaande tip er handig!

Een andere snelle truc om toetsaanslagen op te slaan is de opdracht Control + D. Als je de cursor onder de cel plaatst die je wilt kopiëren, drukt je op Control + D en wordt de cel hierboven gekopieerd en geplakt in de cel die je hebt geselecteerd.
Control + Shift + ‘ voert ook dezelfde actie uit.

Tip 7Kopieer vanuit de linkercel in Microsoft Excel

Als je hetzelfde wilt doen, maar in plaats daarvan vanuit de linker cel volg dan onderstaande stappen.

Selecteer de cel rechts en drukt op Control + R. Hiermee wordt de cel links gekopieerd en met slechts één toetsaanslag in de cel rechts geplakt!

Tip 8Kopieer celopmaak in Microsoft Excel

Soms wil je dezelfde opmaak in andere cellen gebruiken die je in een originele cel hebt gebruikt. Je wilt de inhoud echter niet kopiëren.
Je kunt alleen de opmaak van een cel kopiëren door de cel te selecteren en vervolgens Control + C te typen om te kopiëren. Maar er is een slimme manier om dat te omzijlen.

Selecteer de cel of cellen die je wilt opmaken zoals het origineel, klik met de rechtermuisknop en selecteer het opmaakpictogram. Hiermee plak je alleen de originele opmaak, maar niet de inhoud.

Tip 9Kopieer het hele spreadsheet in Microsoft Excel

Als je ooit met een spreadsheet wilde werken, maar het originele blad niet wilde verknoeien, is het kopiëren van het blad de beste aanpak.

Dit is eenvoudig. Klik niet met de rechtermuisknop en selecteer Verplaatsen of Kopiëren. Sla een paar toetsaanslagen op door de Ctrl-toets ingedrukt te houden, met de linkermuisknop op het bladtabblad te klikken en deze naar rechts of links te slepen.

Je ziet een klein bladpictogram verschijnen met een + symbool. Laat de muisknop los en het blad zal kopiëren waar u de muisaanwijzer hebt geplaatst.

Tip 10Herhaal vullen in Microsoft Excel

Als je een reeks cellen hebt die je naar beneden in een kolom wilt slepen en die cellen wilt herhalen, dan is dit de manier om het gemakkelijk te doen.

Markeer gewoon de cellen die je wilt herhalen. Houd de Ctrl- toets ingedrukt, klik met de linkermuisknop op de rechterbenedenhoek van de onderste cel en sleep het aantal cellen dat je wilt herhalen omlaag. Dit vult alle cellen onder de gekopieerde cellen in een herhalend patroon.