Microsoft 365, alles wat je nodig hebt om je processen op orde te krijgen
Iets meer dan de helft van de MKB-bedrijven maakt gebruik van Microsoft 365. Uiteraard zijn Word, Excel, PowerPoint en Outlook de meest gebruikte applicaties. Maar wat is Office 365 nou precies en wat kun je ermee? Office 365 heeft veel meer te bieden en geeft vooral een uitgelezen kans om de productiviteit te verhogen.
Een van de meest imponerende ontwikkelingen in de cloud was de komst van Microsoft Office 365 in 2011. Office 365 is een verzameling van internetdiensten, bedoeld voor bedrijven, instellingen en thuisgebruik. Deze diensten worden in beginsel aangeboden als online toepassingen in de cloud. De applicaties kunnen daarnaast ook op de pc, laptop, tablet of smartphone worden geïnstalleerd. Bovendien is een combinatie van beide installaties mogelijk.
Met Office 365 heb je altijd de beschikking over de meest recente versie van de Office-applicaties. Dat geldt niet alleen voor bekende toepassingen als Word, Excel, PowerPoint en Outlook, maar ook voor de andere applicaties zoals OneDrive, Teams, SharePoint, OneNote en Power BI, die stuk voor stuk helpen om de productiviteit in jouw organisatie te verhogen.
Hieronder vind je de meest gebruikte apps van Office 365
Microsoft Outlook
Verbind, organiseer en regel zaken met een gratis persoonlijk e-mailadres en een agenda.
Microsoft PowerPoint
Gemakkelijke grafische diapresentatie software die indruk achter laat bij je publiek
Microsoft Word
Schrijf, vertaal, werk samen aan documenten. De bekendste tekstverwerker ter wereld.
Microsoft 365 zit bomvol met applicaties die je dagelijkse leven gemakkelijker maken
Naast de standaard applicaties van Microsoft 365 wordt Exchange Online in 70% van de gevallen gebruikt en zit het gebruik van SharePoint rond de 30%. Microsoft Teams heeft door de coronacrisis een flinke groeispurt gemaakt. Organisaties hebben massaal Microsoft Teams aangeschaft, zodat medewerkers gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. Zo steeg het gebruik van Teams wereldwijd naar zo’n 115 miljoen actieve gebruikers per dag. Tegelijk bestaat Microsoft 365 uit maar liefst 26 applicaties die allemaal bijdragen aan het verbeteren van de productiviteit. Jammer genoeg zijn veel van die applicaties vaak onbekend bij onze klanten. Daardoor halen ze niet het maximale uit hun Office 365-abonnement. Om die reden vertellen we je graag welke handige applicaties Office 365 nog meer te bieden heeft.
Organisatie en communicatie Microsoft SharePoint
Eén van de belangrijkste voordelen van SharePoint in Microsoft 365 is dat je bestanden veilig en efficiënt kunt delen met anderen. Daarbij kunnen zowel mensen binnen als buiten jouw organisatie worden betrokken. Wat SharePoint ook erg aantrekkelijk maakt, is de mogelijkheid om bestanden slim te organiseren en te beheren. Dat doe je in bibliotheken en lijsten, waarbij je labels en keywords aan content kunt toevoegen. Door die handige filters ben je minder tijd kwijt aan het terugvinden van bestanden.
Deel en beheer inhoud, kennis en toepassingen binnen Microsoft 365 om samenwerking te stimuleren. Verbeter de samenhang in de organisatie en deel informatie met medewerkers via het intranet. Stimuleer efficiëntie binnen de organisatie door gemeenschappelijke bronnen en toepassingen via portals te delen.
Digitale notities Microsoft OneNote
Wanneer je een Office 365 abonnement aanschaft, krijg je OneNote er automatisch bij. OneNote is misschien wel de meest onbekende Office 365-applicatie. In feite is OneNote een digitaal kladblok, maar dan met slimme extraatjes. Net als bij elk kladblok kun je er aantekeningen in maken en ideeën opschrijven.
Maar je kunt ook content zoals documenten, afbeeldingen, e-mails, video’s en audiobestanden invoegen in deze handige Microsoft 365 applicatie. Je kunt er alles in kwijt dat belangrijk voor je is, zoals schermafdrukken van instellingen die veranderd moeten worden. Of logbestanden die je bij projecten nodig hebt. OneNote is een soort next generation Post-it-collectie.
Rapportages in beeld Microsoft Power BI
Microsoft Power BI is een ideaal instrument om bedrijfsgegevens uit verschillende bronnen te verzamelen. Die worden vervolgens gebundeld in een rapportage. Daarna wordt die ook nog eens gevisualiseerd in een overzichtelijk dashboard.
Zo heb je op elk moment van de dag toegang tot actuele informatie over de KPI’s in jouw bedrijf. Je hoeft alleen maar op het scherm te kijken om te weten hoe het ervoor staat. Daardoor kun je toekomstgerichte besluiten een stuk eenvoudiger nemen. En Power BI werkt niet alleen samen met alle overige Microsoft-producten, zoals SharePoint, maar ook met meer dan 50 populaire zakelijke apps, compleet met direct bruikbare dashboards. Dat is nog eens ondernemen!
Projecten plannen Microsoft Planner
Planner is een gebruiksvriendelijke projectmanagementapplicatie binnen Microsoft 365. De applicatie gebruikt Kanban-borden om groepstaken bij te houden. Met behulp van zo’n Kanban-bord kan de volledige planning visueel en overzichtelijk worden weergegeven. Zo kun je met Planner verschillende taken binnen een project plannen, waardoor je meer inzicht krijgt in wie welke taken op zich neemt. Op die manier kun je met je team werken aan een strakke planning en blijf je uitstekend op de hoogte van elkaars voortgang.
Door Planner op een goede manier in te zetten, zorg je ervoor dat je als team een goed overzicht hebt over alle activiteiten die nog gedaan moeten worden. Hierdoor kun je beter en sneller taken met elkaar afstemmen, waardoor de samenwerking een flinke boost krijgt.
Effectief lijsten organiseren Microsoft Lists
Microsoft Lists helpt om lijsten effectief te organiseren. Wanneer je bijvoorbeeld een evenement organiseert, kun je alle informatie daarover in een lijst zetten. Of denk aan een lijst waarin je alle IT-apparatuur van je medewerkers bijhoudt. In Lists bewaar je al die informatie centraal op een veilige plek. Ook het beheren van kandidaten voor een vacature is een goed voorbeeld van een lijst die je in Lists kunt bijhouden.
Het speciale aan deze Office 365-applicatie is dat je de kolommen naar eigen wens kunt personaliseren. Je kunt zowel voor jezelf als voor een team lijsten aanmaken. De applicatie geeft je de keuze uit verschillende weergaven. Ook kan elke gebruiker een eigen sortering of filter instellen waarmee hij of zij prettig kan werken. Doordat Lists gebouwd is in SharePoint, kun je er nog veel meer gave dingen mee doen. Zo kun je met behulp van Power Automate bijvoorbeeld slimme koppelingen maken en zaken eenvoudig automatiseren.
Taken aanmaken en bijhouden Microsoft To Do
Met To Do kun je al jouw taken op één locatie opslaan, zodat je je tijd slim kunt indelen. Omdat je een beter overzicht hebt over je taken, kun je je kostbare tijd efficiënter inplannen, waardoor je uiteindelijk productiever gaat (samen)werken. To Do werkt fantastisch samen met andere Office 365-applicaties zoals Outlook en Tasks voor Planner en To Do. Wanneer je bijvoorbeeld taken in To Do zet, worden die automatisch ook in Outlook aangemaakt, en andersom.
To Do geeft je een beter inzicht in al je taken dan in Outlook. Dat komt onder andere door de verschillende takenlijsten die je in To Do kunt aanmaken. Ook kun je in deze applicatie van Office 365 gemakkelijk subtaken aanmaken, waardoor je grote taken kunt opdelen in kleinere taken. Zo houd je overzicht en zijn je taken wat beter te behappen. Wanneer je samenwerkt met collega’s in een project, is het handig om één gezamenlijke takenlijst bij te houden. Zo kun je nog beter met je collega’s samenwerken.
Kennis en informatie delen Microsoft Yammer
Het komt vast weleens voor dat je samenwerkt met een collega die niet in jouw team zit. Dit kan een collega zijn die niet direct bij jouw project betrokken is, maar wel belang heeft bij dezelfde informatie als jij. Onderwerpen die organisatiebreed spelen zijn bijvoorbeeld cybersecurity of de wet- en regelgeving op het gebied van privacy. Hiervoor heeft Microsoft binnen het Office 365-pakket de applicatie Yammer ontwikkeld.
Yammer is een laagdrempelig middel om kennis en informatie te delen. Eigenlijk heeft deze app wel iets weg van WhatsApp, waarmee je kunt chatten en foto’s, filmpjes en andere documenten kunt sturen. In Yammer gaat dat net zo eenvoudig. Je kunt deze applicatie van Office 365 dus uitstekend inzetten wanneer je wilt communiceren met collega’s buiten je team.
Informatie verzamelen en tonen Microsoft Delve
Stel je eens voor: je gebruikt SharePoint voor de opslag van documenten; hierin plaatsen jij en je collega’s regelmatig informatie. Daarnaast bewaar je allerlei documenten in OneDrive, communiceer je met je collega’s via Teams en plaats je zo nu en dan wat op Yammer. Microsoft Delve maakt het makkelijker door jou de meest relevante informatie uit verschillende bronnen te tonen. Je hoeft namelijk geen titels van documenten waaraan je vaak werkt te onthouden. Ook hoef je niet steeds te zoeken naar collega’s met wie je vaak contact hebt.
Microsoft Delve toont je de meest interessante content en personen uit alle Office 365 bronnen die je gebruikt. Op die manier worden een heleboel Office 365-applicaties aan elkaar gekoppeld, waardoor je perfect in staat bent om het maximale uit Office 365 te halen.
Processen automatiseren Microsoft Power Automate
Met Power Automate wordt het een fluitje van een cent om repeterende taken te automatiseren. Deze applicatie binnen Office 365 maakt jouw werkdag een stuk productiever. Power Automate zorgt er onder meer voor dat de informatie die jij nodig hebt op het juiste moment naar je toe komt. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat je een melding ontvangt wanneer een bestand in een bepaalde map geüpload wordt. Je hoeft dan niet meer te wachten op een mail van je collega, want Power Automate geeft je automatisch een seintje wanneer het document gereed is.
Zo zijn er veel meer voorbeelden waarbij Power Automate je werk eenvoudiger maakt. Het prettige aan deze applicatie is dat je er helemaal geen IT-expert voor hoeft te zijn. De applicatie is reuze gebruiksvriendelijk, waardoor iedereen er snel mee overweg kan. Power Automate zorgt er in feite voor dat bedrijfsprocessen efficiënt verlopen, waardoor je veel kostbare tijd bespaart. Die kun je mooi aan je kerntaken besteden.
Gemakkelijk apps bouwen Microsoft Power Apps
De applicatie Power Apps geeft je de mogelijkheid om applicaties snel en gemakkelijk op maat te ontwikkelen. Power Apps biedt standaard bouwblokken die je kunt gebruiken om zelf een applicatie in elkaar te zetten. Net als bij Power Automate in Office 365 heb je bij Power Apps geen specifieke programmeerkennis nodig.
Daardoor kun je snel met deze slimme tool aan de slag. De mogelijkheden voor het bouwen van applicaties zijn zo goed als eindeloos. Zo kun je een app bouwen waarmee medewerkers tickets over problemen kunnen indienen. Of je bouwt een app voor de tijdregistratie van medewerkers of eentje voor het voorraadbeheer. Er zijn een heleboel sjablonen beschikbaar, die jou bij het bouwen van een applicatie ondersteunen. Bovendien integreert Power Apps fantastisch met andere applicaties van Office 365, waardoor je gemakkelijk koppelingen met (bijvoorbeeld) SharePoint, Power BI en Teams kunt maken.
Projecten plannen Microsoft Project
De naam Projects zegt het eigenlijk al. Met deze tool kan je gemakkelijk projecten en portfolio’s beheren. Het doel van Project is om gebruikers te helpen met het stellen van realistische doelen doormiddel van de mogelijkheid om roosters te maken, benodigdheden toe te wijzen en budgetten te beheren. Daarnaast kunnen taken bijgehouden worden en kunnen er resultaten gerapporteerd worden.
Features zoals Team overleg tools in inzicht via Microsoft Bi maken de tool bijzonder veelzijdig. Mogelijkheden van Project zijn het maken van een tijdlijn bestaande uit verschillende taken, het toewijzen van benodigdheden aan de taken, taken toewijzen aan een persoon en het bijhouden van de voortgang van de taken. Microsoft Project is populair bij bijvoorbeeld grotere facilitaire organisaties, aannemers en de overheid.
